Strumenti e strategie per gestire efficacemente il lavoro da remoto

Anche se nato prima che il mondo conoscesse la pandemia, il lavoro da remoto è diventato famoso solo negli ultimi anni, quando le aziende hanno dovuto trovare un modo per continuare ad essere operative nonostante lo stato di emergenza. Questa modalità è nata con l’introduzione della connessione a banda larga, che permette l’invio di una grossa quantità di dati in tempo reale, sia che si tratti di videochiamare o trasferire dei file. Alcune società, come le start-up, hanno iniziato la velocità della rete a proprio vantaggio, reclutando freelance da tutto il mondo e affidando loro una parte del lavoro necessario per realizzare il progetto.

Il lavoro da remoto, o smart working, così come è stato recentemente rinominato, presenta alcune differenze rispetto al lavoro in sede, poiché la comunicazione non è immediata e bisogna assegnare delle mansioni al team di lavoro con un certo anticipo, accertandosi che tutto sia organizzato e rispetti le scadenze. Per fare ciò, servono degli strumenti e delle strategie che permettano alle attività di scorrere senza ostacoli e nel modo più efficace possibile.

Strategie per la gestione dei dipendenti remoti

Alcuni settori, come quello informatico, utilizzano già delle strategie per la gestione di progetti che coinvolgono più figure professionali. Sempre più aziende di sviluppo software adottano la filosofia agile, grazie alla quale gli sviluppatori comunicano costantemente con il project manager e il cliente per migliorare il flusso di lavoro e creare un prodotto che sia flessibile e modificabile in base alle esigenze. Un agile development team è in grado di fornire risultati più immediati e aggiornati, basandosi su una chiara definizione delle aspettative e degli obiettivi da perseguire di volta in volta.

Questi principi dovrebbero essere alla base di qualunque strategia di gestione dei progetti, a prescindere dal settore in cui si opera. 

Oltre a chiare linee guida, che vanno costantemente aggiornate, è fondamentale fornire regolarmente dei feedback e valutare le prestazioni. Lavorando da remoto, non è possibile affidare un compito ad inizio progetto e verificarlo solo in prossimità della scadenza, ma è necessario mantenere la comunicazione aperta e fare il punto della situazione con cadenza regolare, anche giornaliera. In questo modo si garantisce il rispetto degli obiettivi e si possono correggere eventuali errori prima che sia troppo tardi. 

Il project manager dovrebbe inoltre incentivare il lavoro di squadra e la collaborazione, spingendo i colleghi anche a comunicare tra di loro in caso di dubbi o problemi minori, senza dover organizzare meeting continui che coinvolgono tutto il gruppo. Anche in caso di conflitti, i dipendenti vanno incoraggiati a risolverli autonomamente e nel minor tempo possibile. 

Quando si lavora invece con i freelance, è necessario essere consapevoli delle differenze di fuso orario e bisogna cercare di stabilire un rapporto di fiducia, soprattutto se il lavoro è pagato ad ore. 

Strumenti per la gestione dei dipendenti remoti

I software per la gestione di team e progetti sono lo strumento chiave per organizzare il lavoro di più persone da remoto, anche se possono essere utilizzati in qualsiasi contesto. Queste piattaforme, che funzionano in rete e sono accessibili ovunque, permettono al project manager di creare uno o più progetti, ognuno dei quali viene affidato ad un team di lavoro. Ad ogni membro viene quindi assegnata una serie di mansioni e delle scadenze. Ognuno può vedere a che punto è del progetto rispetto agli altri, grazie anche ad una serie di strumenti, come i grafici o i diagrammi di Gantt. Questi ultimi sono particolarmente efficaci per avere una visione completa di come le attività procedono nel tempo, per sapere a quali step dare la priorità e per monitorare la produttività dei singoli. I software per la gestione di team e progetti includono anche altri strumenti di organizzazione, tra cui il calendario, le note e l’agenda, e possono includere anche app per il monitoraggio del tempo e per le videoconferenze.