Informatizzazione delle pratiche: il Comune di Monfalcone risparmia 332mila fogli all’anno

Trentadue giorni di attesa per il pagamento delle fatture, cinque giorni invece dei precedenti otto per portare a termine un atto, e 332.000 fogli risparmiati all’anno. Con la previsione, in futuro, di far passare online tutte le comunicazioni e gli atti del Comune e di permettere al cittadino di informarsi sullo stato della sua pratica direttamente sul web.

Sono questi i primi numeri del progetto di informatizzazione dei processi amministrativi che il Comune ha messo in campo a partire dal 1 gennaio 2011 con l’entrata in funzione della speciale piattaforma per la gestione documentale (elaborata e progettata all’interno e all’amministrazione, quindi senza spese aggiuntive), che integrando i sistemi gestionali già esistenti per ogni servizio ha permesso di velocizzare i procedimenti (per esempio tramite la firma digitale) con un risparmio di tempo e denaro.

Un esempio, molto importante per l’economia del territorio, è il tempo per il pagamento delle fatture, che a Monfalcone è in regola con gli standard europei: la media registrata nel 2011 è di 32 giorni, un vero record se paragonata ai 40 del 2010, 42 del 2009 e addirittura 53 del 2008. Significa che i fornitori hanno la certezza di vedere saldati, entro termini ragionevoli, i loro crediti, evitando così il rischio di esporsi economicamente. Si ricorda che in Italia ci sono amministrazioni che fanno attendere anche 900 giorni.

La velocità nel portare a termine i processi amministrativi è evidente nel raffronto 2010-2011: prendendo ad esempio una determinazione dirigenziale, ovvero l’atto amministrativo-gestionale “tipo”, si evidenzia che nel 2010 ci volevano tra i due e gli otto giorni per portarla a termine. Adesso, il 14% di tutte le pratiche viene chiusa in un giorno, l’8% in tempo reale e le altre entro 5 giorni. Solo meno dell’1% richiede un tempo più lungo, fino a un mese di attesa ma sono casi limite.

I risultati in termini temporali sono diretta conseguenza dei numeri: nel corso dei primi nove mesi del 2011 sono transitati via rete, quindi senza bisogno di supporto cartaceo, 36.871 documenti, di cui 17.444 tra bozze e allegati vari e 19.427 in atti finali. Di questi, 289 sono state le delibere di giunta e consiglio, 5.185 le determinazioni, ben 6.088 le ordinanze e 6.568 le registrazioni di documenti fiscali. In totale, questi atti hanno avuto 58.772 ”passaggi di mano” tra firme e autorizzazioni. Tutti in rete.
Le ricadute pratiche sulla vita dei cittadini sono di vario tipo. Prima di tutto, i costi. E non si parla tanto di risparmi di carta (anche se nel 2009 il Comune ha consumato 4.100 risme di carta e nel 2011 prevede di consumarne la metà, 2.700, con un risparmio di oltre 300mila fogli) quanto di risparmi sul personale e aumento di efficienza dei servizi.
Prevedendo tutti questi passaggi di carta, con le sedi comunali attualmente dislocate in vari punti della città, ci vorrebbe un esercito di messi per assicurarsi che gli atti vengano recapitati in tempo utile. Ci vorrebbe un addetto allo smistamento degli atti in ogni ufficio. Ci sarebbe la necessità di attendere la presenza fisica del responsabile del servizio per la vidimazione di un atto, cosa che adesso può essere fatta da qualsiasi postazione (anche via internet) con la firma digitale. Per impegnare una spesa su un capitolo di bilancio sarebbero inevitabili lunghe trafile di verifiche ed autorizzazioni, adesso invece ogni operatore si può verificare e prenotare direttamente le poste in bilancio evitando errori e sovrapposizioni.

In questo processo di innovazione il Comune di Monfalcone è all’avanguardia in Italia, ed ha sviluppato la piattaforma tecnologica in un anno e mezzo di lavoro, tutto, come detto, grazie alle professionalità informatiche e contabili esistenti nell’amministrazione. E ora si sta lavorando per integrare, fra gli altri, anche il sistema di protocollo, che porterà ad almeno un raddoppio del volume degli atti viaggianti in formato digitale.